Museum Cobra is op zoek naar een proactieve en gestructureerde Officemanager. In deze veelzijdige rol ondersteun je niet alleen het dagelijkse kantoorbeheer, maar ook de directie van het museum. Je bent de spil in de organisatie en draagt bij aan een soepele en efficiënte werking van het museum, zodat het zich volledig kan richten op het realiseren van haar culturele missie.
Over Museum Cobra:
Museum Cobra in Amstelveen is wereldwijd bekend. Sinds de oprichting in 1995 is het museum dé plek voor liefhebbers van de avant-garde kunst van de Cobra-beweging, die van 1948 tot 1951 een vernieuwende artistieke visie in het naoorlogse Europa bracht. Het museum herbergt een unieke collectie van vooraanstaande Cobra-kunstenaars, waaronder Karel Appel, Corneille, Constant, Pierre Alechinsky en Sonja Ferlov Mancoba. Museum Cobra legt verbanden tussen de radicale ideeën van de beweging en het heden. Op deze manier positioneert Museum Cobra zich als een toonaangevend museum voor moderne én hedendaagse kunst. De tentoonstellingen inspireren en trekken een breed publiek, en bieden zowel een viering van de rijke erfenis van de Cobra-beweging als ruimte voor culturele uitwisseling.
Functieomschrijving:
Als Officemanager bij Museum Cobra ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten en het bieden van directe ondersteuning aan de directie. Jouw taken bestaan onder andere uit:
• Het beheren van de algemene kantooractiviteiten en zorgen voor een efficiënte werkplek.
• Directieondersteuning: het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, en het beheren van de agenda van de directie.
• Het voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van notulen en het bewaken van actiepunten.
• Coördineren van interne communicatie en het fungeren als aanspreekpunt voor diverse afdelingen.
• Verantwoordelijk voor personeelsadministratie: onboarding van nieuwe medewerkers, verlofregistratie, en het bijhouden van ziekmeldingen.
• Beheren van kantoorbenodigdheden en het onderhouden van contacten met leveranciers en dienstverleners.
• Facilitaire ondersteuning: regelen van reparaties, aansturen van schoonmaakdiensten, en gebouwonderhoud.
• Ondersteunen bij administratieve taken, zoals het verwerken van inkomende en uitgaande post, facturen en contracten.
• Rapportages opstellen en ondersteuning bieden bij projectadministratie en archivering.
Wie zoeken wij?
Voor deze functie zoeken wij een ervaren officemanager met sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om de directie te ondersteunen bij zowel operationele als strategische taken. Jij hebt:
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in de culturele of non-profitsector.
• Ervaring met directieondersteuning, inclusief agendabeheer en voorbereiding van vergaderingen.
• Uitstekende organisatorische en multitasking-vaardigheden; je kunt goed prioriteiten stellen.
• Een proactieve, flexibele en oplossingsgerichte instelling.
• Goede communicatieve vaardigheden en representativiteit.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van MS Office (Word, Excel, Outlook); ervaring met boekhoudsoftware is een pré.
• Affiniteit met kunst en cultuur.
Wat bieden wij?
• Een uitdagende, afwisselende functie in een inspirerende en creatieve werkomgeving.
• Directe samenwerking met de directie van een internationaal erkend museum.
• Een collegiaal team waarin jouw ideeën en inzet worden gewaardeerd.
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden en een prettige werkomgeving in het museum.
Sollicitatieprocedure:
Ben jij een enthousiaste officemanager met ervaring in directieondersteuning en affiniteit met de culturele sector? Stuur dan je motivatiebrief en cv naar vacature@cobra-museum.nl t.a.v. Suzanne Wallinga (directeur) vóór 5 december 2024. Museum Cobra omarmt diversiteit en inclusie en moedigt kandidaten van alle achtergronden aan om te solliciteren.